Brief là một tài liệu quan trọng phác thảo dự án thiết kế của bạn để bạn và khách hàng hiểu chính xác những gì mong đợi về sản phẩm và quy trình làm việc của dự án. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin bạn cần biết về cách viết một bản Brief tóm tắt thiết kế giúp cho các dự án thiết kế web của bạn đi đúng hướng, có tổ chức hơn và làm hài lòng khách hàng của bạn.
Brief là gì?
Brief hay còn được biết đến với tên gọi bản tóm tắt/yêu cầu thiết kế, sáng tạo, là một tài liệu quản lý dự án cho phép bạn xác định phạm vi, quy mô và các chi tiết cốt lõi của dự án thiết kế chuẩn bị thực hiện. Theo đó, Brief tương tự như một đề xuất hoặc tuyên bố công việc.
Khi bạn có thông tin phù hợp, Brief có khả năng trở thành một trong những công cụ quản lý dự án mạnh mẽ nhất của bạn. Nó có thể được sử dụng để thông báo các quyết định thiết kế và hướng dẫn quy trình làm việc tổng thể của dự án của bạn; từ khi chỉ là ý tưởng đến khi hoàn thành. Một bản yêu cầu sáng tạo – Brief được viết tốt sẽ giúp bạn sớm xác định và tránh các rào cản và thậm chí nó có thể hợp lý hóa và đẩy nhanh tiến trình thiết kế, thực hiện và phát triển của bạn.
Mặc dù mỗi người có cách giải quyết Brief theo cách riêng của, nhưng bạn có thể tận dụng tối đa nó bằng cách cộng tác với khách hàng của mình khi bắt đầu dự án. Bằng cách này, bản tóm tắt thiết kế của bạn cho phép bạn làm rõ các mục tiêu và mục tiêu, lấy ý kiến đóng góp từ các bên liên quan quan trọng và cuối cùng, cả hai bên đều chịu trách nhiệm về sản phẩm cuối cùng.
Nếu bạn và khách hàng của bạn đều hiểu trách nhiệm của nhau và có tầm nhìn rõ ràng về những gì các sản phẩm cuối cùng sẽ được giao trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu, bạn có thể sẽ tránh được nhiều lần sửa đổi không cần thiết trong suốt và sau đó dự án.
Bắt đầu một dự án mới với một bản tóm tắt thiết kế cung cấp rất nhiều lợi ích khác cho quy trình làm việc dự án của bạn. Ngoài ra, một bản Brief chuẩn chỉ còn đem đến cho bạn những lợi ích tuyệt vời như sau:
- Cung cấp cho nhà thiết kế cái nhìn sâu sắc, nền tảng và nền tảng cần thiết để tạo ra thiết kế trực quan
- Cung cấp tầm nhìn chi tiết hơn về kỳ vọng của khách hàng
- Giúp giữ cho các cộng tác viên riêng lẻ phù hợp và đi đúng hướng, đồng thời duy trì dự án đúng thời gian và ngân sách
- Mang lại cho khách hàng cảm giác được tham gia vào quá trình và thoải mái rằng các mục tiêu và tầm nhìn của họ được hiểu
- Có được tất cả các thông số kỹ thuật thiết kế trả trước
- Hiểu thị hiếu của khách hàng và xác định những điều “không nên làm” với họ
Phân loại Brief
Communication Brief
Communication là bản Brief sử dụng giữa Client và bộ phận Account trong Agency. Theo đó, Communication Brief cần làm nổi bật được những vấn đề quan trọng như thông tin dự án; thông tin Client, Brand hợp tác; mục tiêu dự án; thông điệp muốn truyền tải; thời gian thực hiện; ngân sách thực hiện;… Sau khi có các thông tin cần thiết, các Manager và Leader sẽ lên kế hoạch chi tiết để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Creative brief
Sau khi có kế hoạch triển khai từ, các Lead sẽ phân công đầu công việc cụ thể cho các team thực hiện. Và bản phân công cụ thể, yêu cầu sáng tạo lúc này gọi là Creative Brief. Lúc này, bản yêu cầu sáng tạo cũng đã cụ thể hơn rất nhiều giúp các cá nhân có thể thực hiện các đầu công việc liên quan cho kịp tiến độ dự án.
Brief cho designer
Xác định rõ mục đích và mục tiêu dự án
Thiết kế trang web có thể là dịch vụ cốt lõi quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, nhưng đối với khách hàng (đặc biệt là những người trong lĩnh vực thương mại điện tử), trang web là công việc kinh doanh của họ. Sử dụng các con số hoặc ngôn ngữ đơn giản, chia sẻ kết quả có thể đo lường được cho những gì dự án này đang cố gắng đạt được.
Các mục tiêu phản ánh mục đích chính của dự án của bạn, trong khi các mục tiêu đại diện cho các cột mốc nhỏ hơn, có thể đo lường được, cộng lại để đạt được mục tiêu. Khi bạn đã thiết lập các mục tiêu và mục tiêu và đã ghi lại chúng trong bản tóm tắt thiết kế của mình, bạn có thể “làm việc ngược lại” và xác định các bước kỹ thuật bạn cần thực hiện để đạt được chúng.
Bằng cách thiết lập trước các mục tiêu và mục tiêu, bạn không chỉ phù hợp để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về thiết kế của mình, bạn còn có thể chứng minh giá trị kinh doanh của mình với khách hàng ngoài tính thẩm mỹ trên trang web của họ. Điều này giúp bạn trở thành một đối tác đáng tin cậy với khách hàng.
Ngân sách và tiến độ dự án
Ngân sách
Hiểu rõ ràng về ngân sách dự án của khách hàng cho phép bạn quản lý hiệu dự án được giao, đồng thời quản lý cách nhóm của bạn sử dụng thời gian của họ.
Khi lần đầu gặp khách hàng của bạn để mở rộng dự án của họ, hãy đảm bảo rằng bạn phân bổ ngân sách cho tất cả các lĩnh vực: nghiên cứu, thiết kế, viết bài quảng cáo, phát triển, điều phối, thử nghiệm và đánh giá. Nếu không có ngân sách rõ ràng, bạn hoặc nhóm của bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn bình thường.
Lịch trình
Các dự án cần đi đúng hướng và được giao cho khách hàng của bạn đúng thời hạn để mang lại lợi nhuận – đó là lý do tại sao bạn cần đưa một số biểu mẫu lịch trình vào bản Brief thiết kế của mình. Lịch trình của bạn nên thực tế và tính đến những thay đổi tiềm ẩn hoặc những thách thức bất ngờ. Hãy dành cho bản thân một chút khoảng trống trong kế hoạch làm việc để nếu bạn cần thêm thời gian hoặc nếu khách hàng của bạn mất nhiều thời gian hơn dự kiến để cung cấp phản hồi trước mốc dự án tiếp theo.
Một lịch trình hiệu quả sẽ giúp xác định mốc quan trọng nào giữa thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án. Điều quan trọng là nhóm của bạn có thể cùng nhau hoàn thành công việc trước thời hạn và có thời gian chỉnh sửa nếu có rắc rối phát sinh.
Không những vậy, lịch trình cụ thể và chi tiết sẽ giúp khách hàng nắm được thời hạn hoàn thành và không làm ảnh hưởng đến tâm lý của bạn trong suốt quá trình thực hiện công việc.
Đối tượng mục tiêu
Đảm bảo phát triển sự hiểu biết vững chắc về những người dùng sẽ tương tác với trang web của khách hàng của bạn. Hiểu được đối tượng mục tiêu của khách hàng sẽ giúp công việc của bạn diễn ra thuận lợi hơn. Nếu bạn may mắn, khách hàng của bạn có những trang bị các nghiên cứu liên quan về đối tượng mục tiêu của họ và sẵn sàng chia sẻ với bạn. Tuy nhiên, không phải tất cả các chủ doanh nghiệp sẽ có thông tin này. Nếu bạn thấy mình trong tình huống này, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể cố gắng sử dụng cơ hội này để cung cấp dịch vụ nghiên cứu người dùng như một giá trị gia tăng cho dự án. Nếu khách hàng của bạn không quan tâm, hãy thử hỏi họ xem khách hàng lý tưởng của họ là ai và cùng nhau xây dựng tính cách khán giả thông qua thảo luận.
Tính cách đối tượng của bạn nên bao gồm nhân khẩu học như tuổi, giới tính và vị trí, cũng như các yếu tố tâm lý như thói quen sử dụng phương tiện, giá trị và sở thích liên quan. Thông tin này có thể tiết lộ các chi tiết quan trọng về những gì gây được tiếng vang lớn nhất với khách hàng của khách hàng trực tuyến.
Ví dụ: khách hàng của khách hàng của bạn có nhiều khả năng sử dụng thiết bị di động hơn máy tính để bàn không? Một số màu sắc có cộng hưởng nhiều hơn với phong cách sống của họ không? Thiếu những cân nhắc về UX hoặc UI nào? Bạn có thể áp dụng những nguyên tắc thiết kế chung nào bổ sung để cải thiện khả năng truy cập trang web?
Nếu khách hàng của bạn đã có một trang web đang hoạt động, các phân đoạn nâng cao trong báo cáo Google Analytics có thể cung cấp cả thông tin chi tiết về nhân khẩu học và tâm lý học. Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời nếu khách hàng của bạn không chắc chắn về những người họ đang thu hút vào cửa hàng trực tuyến của họ và lý do tại sao. Khách hàng của bạn có thể thấy rằng đối tượng mục tiêu của họ không phải là kiểu người dùng truy cập trang web của họ.
Bằng cách xác định đối tượng mục tiêu trong bản tóm tắt thiết kế của mình, bạn sẽ sẵn sàng đưa ra các quyết định sáng suốt trong quá trình thiết kế.
Phạm vi dự án
Cung cấp mô tả chi tiết về dự án, bao gồm nhiều bối cảnh và thông tin cơ bản nhất có thể trong phần tổng quan về dự án trong bản tóm tắt thiết kế của bạn. Bạn có thể nhận được câu trả lời bạn cần cho phần này trong bản tóm tắt thiết kế bằng cách hỏi khách hàng của bạn trong cuộc họp khởi động hoặc khi họ điền vào bảng câu hỏi của bạn.
Tổng quan của bạn nên xác định phạm vi và quy mô của dự án và các sản phẩm của nó. Dưới đây là một số câu hỏi mẫu mà bạn có thể đưa vào mẫu thiết kế ngắn gọn của mình để đảm bảo rằng bạn luôn đặt đúng câu hỏi:
- Bạn đang xây dựng một cái gì đó mới?
- Bạn có đang thiết kế lại thứ gì đó đang tồn tại không?
- Những tài sản nào khác mà bạn mong đợi khi hoàn thành dự án?
- Các bên liên quan của khách hàng muốn (hoặc cần) có bao nhiêu sự tham gia?
- Một số thách thức hoặc trở ngại tiềm ẩn mà bạn thấy trước là gì?
- Những gì không được bao gồm trong phạm vi của dự án?
Sau khi đã có ý tưởng rõ ràng về những gì họ muốn, đã đến lúc điều tra lý do tại sao khách hàng của bạn muốn làm việc trong dự án này. Bạn nên cố gắng trả lời câu hỏi này bằng cách xác định các vấn đề thiết kế web mà khách hàng của bạn gặp phải đã buộc họ phải thuê bạn cho dự án này.
Phong cách tổng thể
Nắm bắt được phong cách tổng thể là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một dự án. Nói như vậy bởi đôi khi kế hoạch, Brief khách hàng đưa cho bạn chỉ là những thông tin cơ bản và thứ khách hàng thực sự muốn lại nhiều hơn thế. Do vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ càng, nắm rõ phong cách tổng thể bởi khi đó, chính bạn cũng sẽ nhẹ nhàng, thoải mái và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Lưu ý “tối kỵ”
Có rất nhiều những điều cần tránh khi thực hiện Brief cho khách hàng được khách hàng truyền tai nhau. Tuy nhiên, có một lưu ý tối kỵ mà không bao giờ được mắc phải đó là đặt cái tôi của mình quá cao và không tuân theo các yêu cầu của khách hàng. Theo đó, hãy đặt yêu cầu của khách hàng lên hàng đầu, thực hiện toàn bộ rồi mới tính đến những việc khác. Và nếu có trường hợp hy hữu xảy ra là yêu cầu của khách quá “bất khả thi”, bạn hãy ngồi lại, bàn bạc, thảo luận kỹ càng xem có thể có hướng đi khác hay không.
Brief chỉ là bước khởi đầu trong vô vàn những thách thức mà bạn sẽ phải đối mặt khi làm việc trong các Agency. Với các chia sẻ trên, chúng tôi thực sự hy vọng bạn có sự chuẩn bị kỹ càng hơn khi bắt đầu với lĩnh vực mới mẻ này. Và đừng quên theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ thông tin về các khóa học thiết kế chuẩn tại FPT Arena.
Viện Đào Tạo Quốc Tế FPT
FPT Arena Multimedia – https://arena.fpt.edu.vn
